APRENDO FAZENDO - Em construção. Como funciona a ação de uma Associação dentro de uma comunidade.

          

Há grandes desafios para Associações criadas por moradores, cuja a boa vontade, o desprendimento e a consciência sócio cultural são os fomentadores das ações.

Que desafios seriam? Cito alguns percebidos nestes meses de atuação.

1)      Dividir o espaço de moradia com o projeto social.

a-      Por quê?  Por falta de recursos para acolher os projetos que emergem da comunidade. O trabalho é intenso e sem folga,  alguns moradores bem intencionados e  com visão e prática social acabam cedendo parte do seu pequeno patrimônio para os trabalhos coletivosa e este absorve além do tempo,  e o relacionamento intra-familiar;

b-      O custo da ação acaba sendo absorvido na despesa do responsável que colabora com seus parcos recursos na complementação dos gastos para que o trabalhe não pare.

2)      Ter uma equipe reduzida por falta de recursos para salários.

c-       A diretoria tem uma participação tímida por falta de conhecimento da causa e tempo, trabalham demais para se manterem e se reúnem quando da Assembleia, o que deixa  o presidente órfão de auxílios para trocas de saberes e de responsabilidades.

d-      O acumulo de trabalho e a diversidade de tarefas levam a dispersão  e favorece aos erros, sendo necessário sempre um maior esforço dos gestores e executores na execução das mesmas.

3)      A burocracia é a grande responsável pelo desgaste e custos .

e-      Uma simples Ata para quem é leigo pode se tornar um pesadelo. É preciso cuidado redobrado para escrevê-la, o ideal seria ter mais de uma pessoa responsável pela revisão, o que pouparia tempo quanto as idas e vindas ao Cartório de Registro de Pessoa Jurídica por conta do surgimento das pendências. Muitas vezes as pendências são quanto a utilização das palavras, por exemplo: exige-se presidenta e não presidente quando a ocupante do cargo é uma mulher.

f-       Ainda quanto a Ata de Assembléia Geral – Documento que nomeia a diretoria e rege a ação, consolidada no Estatuto Social da Associação, que define de quanto em quanto tempo será preciso renová-la,  nela deve conter a ordem elencada no Edital de convocação dos membros da Assembleia distribuído um mês antes da realização da Assembleia.Este Edital no caso de Associação dentro de uma comunidade, assim como a nossa,  tem sua  divulgação  feita por telefone, verbal, e por um documento. O nosso Edital não é editado em jornal, mas tem a mesma validade. Os nossos convocados estão próximos fisicamente do espaço da Associação.

4)      Para que serve a Ata?

g) Para respaldar a vontade dos presentes na Assembleia em relação a Instituição/Associação foco da convocação. É um documento democrático e que firma as decisões que deverão ser tomadas ápos registro da Ata, documento, os itens a serem discutidos variam de acordo com as demandas elencadas pelos participantes, estas podem ser de criação, fechamento, nomeação de participantes, em fim os assuntos para os quais o Edital de Convocação convidou os membros da Assembleia para participarem, a participação é firmada com o voto.

h)   Para a Ata ter validade deve ser registrada no Cartório de Registro de Pessoas Jurídicas , aqui no Rio de Janeiro o Cartório está localizado na Rua do México – Centro. É Preciso antes preencher o requerimento que o próprio Cartório oferece (Tem online) preenchê-lo e leva-lo no cartório onde o Presidente/Contador tenham firma e reconhece-lo basta um responsável reconhecer o documento. O documento (Ata) deve estar assinado por todos da diretoria e deve acompanhar uma Relação de Presentes no dia da Assembleia com o nome e dados completos de todos os presentes.

*Requerimento registrado; assunto Averbação da Ata
*Ata em três vias assinadas pelos eleitos aos cargos, presidente da mesa e secretários, além de rubrica em todas as páginas dos secretários e presidentes;
* Edital de convocação para a Assembleia;
* Lista com a Relação de todos os Presentes na Assembleia (Eleitos para os cargos ou não - Todos)

5)      A Ata está pronta  e preciso leva-la ao Banco onde a Associação possui conta para substituir a anterior,  ir junto com a pessoa que ficará responsável por assinar cheques junto com o/a Presidente/Presidenta. Ir com os documentos de identidade e a Ata já registrada.

i-  Entregues o documento no Banco é preciso esperar que este encaminhe-o à sua Sede para avaliação e aguardar. Depois de dias de espera, pode surge uma pendência que não foi vista pelo Cartório (1° examinador), mas que no exame feito pelo banco foi sinalizada.  O banco devolve a Ata e o responsável faz desta vez,  um documento chamado de: Instrumento de ratificação, este documento abordara apenas as pendências. A seguir buscar no site do Cartório  o documento  Requerimento, fazer o  requerimento e citar no mesmo o que se deseja “Instrumento de Retificação” e reconhecer firma no Cartório do Representante Legal (Assim como foi feito no início do processo da Ata) e levar ao Cartório de Pessoa Jurídica.

j- Fazer o Instrumento de Retificação que nada mais é citar qual foi o erro e qual é o correto.
Juntar so Requerimento e abrir um processo no Cartório de Registro de Pessoas Jurídicas, ficar acompanhando.
Depois é só juntar este documento a Ata que apresentou falhas e levar ao Banco para terminar o processo de substituição da Ata anterior.

6)      É preciso pagar por todo este processo. O que considero injusto uma Associação de comunidades pagar o mesmo que uma Ong e/ou Associação de grande Porte.

oK A sua Instituição já foi fundada agora é partir para os registros.


Assuntos para serem elaborados/postados.
1) Documentação de prestadores de serviço; dos clientes; direito de imagem, recibo de prestação de serviços
A necessidade da divulgação.
Cuidados com o uso das logomarcas.